Chuyên Viên Quản Trị Hệ Thống

Job Description

I.THÔNG TIN CHUNG

CHỨC DANH CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

CẤP BẬC CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN

PHÒNG BAN: PHÒNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN MAY SÀI GÒN 3

QUẢN LÝ TRỰC TIẾP: TRƯỞNG PHÒNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC: 47 Đường số 17, Khu phố 3, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM, Việt Nam.

II.TÓM TẮT CÔNG VIỆC

• Xây dựng và kiểm soát hệ thống tài liệu quản lý chất lượng và các tiêu chuẩn ngành may

• Đào tạo nội bộ các yêu cầu của các tiêu chuẩn

• Kiểm tra, báo cáo việc tuân thủ quy trình tại các đơn vị sản xuất;

• Tham gia công tác đánh giá nội bộ, liệt kê các mối nguy và đề xuất hướng khắc phục

• Chuẩn bị hồ sơ tiếp Audit khách hàng, chương trình tiêu chuẩn (ISO, GRS, OCS, CT-PAT…).

• Quản lý hồ sơ tài liệu, hỗ trợ các công việc khác của Phòng Quản trị Hệ thống.

III.TRÁCH NHIỆM

1. Kiểm soát quy trình

• Soạn thảo, cải tiến hệ thống chính sách, quy trình, tiêu chuẩn, mẫu báo cáo liên quan

• Kiểm tra quy trình phát hiện sự không phù hợp và đề xuất sự cải tiến

• Lập kế hoạch công việc hàng tháng, hàng năm cho hệ thống tài liệu.

• Tiếp nhận, lập kế hoạch, soạn thảo, cập nhật, cải tiến quy trình.

• Tổ chức lấy ý kiến các phòng ban, chỉnh sửa, trình duyệt và ban hành tài liệu.

• Hướng dẫn các bộ phận truy cập, sử dụng tài liệu, biểu mẫu đã được phê duyệt.

• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu bản cứng, bản mềm đúng quy định.

• Cập nhật danh mục tài liệu và kiểm soát tính hiệu lực của tài liệu hệ thống.

2. Kiểm tra hiện trường

• Thực hiện kiểm tra việc tuân thủ quy trình tại các nhà máy theo kế hoạch

• Ghi nhận sai phạm, báo cáo, yêu cầu bộ phận khắc phục.

• Giám sát hành động khắc phục, phân tích kết quả và đề xuất cải tiến.

3. Thực hiện thủ tục đánh giá

• Liên hệ các đơn vị tư vấn/đánh giá lấy báo giá, thực hiện hợp đồng và xếp lịch đánh giá (RCS/OCS, ISO,…)

• Tìm hiểu tiêu chuẩn, lập kế hoạch, triển khai, tổng hợp và kiểm tra hồ sơ phục vụ đánh giá

• Phối hợp P.KHKD chọn mẫu mã hàng và phối hợp các bộ phận (sản xuất, chất lượng) thực hiện thu thập báo cáo truy xuất nguồn gốc (từ giai đoạn phát triển mẫu đến xuất hàng) để tính toán cân bằng khối lượng và xác định tỷ lệ hao hụt NPL đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn

• Cung cấp hồ sơ, đối ứng đánh giá viên các chương trình (TQM, GRS, OCS, ISO,…) và cập nhật hành động khắc phục lỗi (nếu có)

4. Công việc hỗ trợ khác

• Kiểm tra dự trù VPP, báo cáo chấm công phòng Quản trị Hệ thống.

• Hỗ trợ hồ sơ, tài liệu cho các chương trình Audit mới, Audit định kỳ.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.

IV.QUYỀN HẠN

1. Đề xuất cải tiến hệ thống tài liệu, quy trình.

2. Yêu cầu các phòng ban phối hợp cung cấp hồ sơ, dữ liệu phục vụ kiểm tra, Audit.

3. Nhắc nhở, yêu cầu hành động khắc phục với các bộ phận không tuân thủ.

4. Từ chối ban hành tài liệu chưa đạt yêu cầu, hoặc yêu cầu điều chỉnh phù hợp.

5. Được tham gia các khóa huấn luyện do công ty tổ chức và khách hàng tổ chức.

Requirements

Trình độ học vấn/Kinh nghiệm

• Đại học ngành Quản trị chất lượng, Quản trị kinh doanh, Môi trường, hoặc các ngành liên quan.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm vị trí tương đương trong lĩnh vực may mặc hoặc quản lý hệ thống tài liệu.

Kiến thức chuyên biệt

1. Kiến thức:

• Quản trị chất lượng, đánh giá nội bộ, GRS/RCS/OCS/ GOT, ISO, BSI,…

2. Kỹ năng:

• Kỹ năng soạn thảo

• Lập kế hoạch, điều phối, thực thi

• Phân tích, tổng hợp và giải quyết vấn đề tốt.

• Quản lý thời gian, hướng tới kết quả

• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.

• Anh văn giao tiếp

3. Thái độ:

• Trách nhiệm, chủ động, tỉ mỉ.

*ĐIỀU KIỆN MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

- Làm việc trong điều kiện văn phòng tiêu chuẩn thông thường.

- Được trả lương và hưởng phúc lợi theo chính sách của Công ty.

- Được hưởng các chế độ khác theo quy định của luật Lao động.