Trưởng Phòng Hành Chính

Job Description

1. Quản lý cơ sở vật chất & vận hành văn phòng

- Quản lý hoạt động vận hành văn phòng, đảm bảo cơ sở vật chất, hạ tầng và dịch vụ thuê ngoài hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả.

- Làm việc với Ban Quản lý tòa nhà để đảm bảo các hệ thống vận hành theo tiêu chuẩn (điều hòa, thang máy, PCCC, vệ sinh, an ninh…).

- Quản lý hợp đồng thuê văn phòng và các hợp đồng dịch vụ vận hành (vệ sinh, kỹ thuật, an ninh, cây xanh, bảo trì…).

- Giám sát và cấp phép các hoạt động thi công, sửa chữa trong khu vực văn phòng.

- Thực hiện setup văn phòng mới hoặc văn phòng dự án khi cần.

- Quản lý không gian làm việc, bố trí chỗ ngồi, khu vực lưu trữ và các khu vực dùng chung.

- Quản lý tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ văn phòng; tổ chức kiểm kê định kỳ.

- Đề xuất mua sắm, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị văn phòng.

2. Quản lý lễ tân, khánh tiết và dịch vụ hành chính

- Quản lý hoạt động lễ tân, đảm bảo quy trình đón tiếp khách hàng, đối tác và CBNV chuyên nghiệp.

- Giám sát hoạt động khu vực lễ tân, phòng họp và các khu vực chung.

- Tổ chức công tác khánh tiết, đón tiếp khách VIP, đoàn công tác và đối tác của dự án.

- Quản lý hệ thống phòng họp và các dịch vụ hỗ trợ nội bộ (đặt phòng họp, hậu cần, phục vụ trà nước…).

- Quản lý công tác cấp phát thẻ CBNV, thẻ khách và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng.

- Tiếp nhận và xử lý thư tín, công văn đến và đi.

- Hướng dẫn và giám sát việc tuân thủ nội quy và các quy định liên quan đến văn phòng.

3. Quản lý Travel Desk & hỗ trợ công vụ

- Quản lý hoạt động tổ chức công tác cho CBNV và lãnh đạo.

- Điều phối việc đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ liên quan.

- Theo dõi và kiểm soát ngân sách công tác của các khối/phòng ban.

- Quản lý và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, vận chuyển và lưu trú.

- Hỗ trợ công tác hậu cần cho các đoàn công tác trong và ngoài nước.

- Thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi chi phí và tổng hợp báo cáo travel định kỳ.

4. Quản lý ngân sách và kiểm soát chi phí hành chính

- Lập kế hoạch ngân sách hoạt động hành chính hàng năm.

- Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện ngân sách theo từng hạng mục (Facility, Travel, Event…).

- Đối chiếu chi phí thực tế với ngân sách kế hoạch và phân tích biến động chi phí.

- Lập báo cáo chi phí định kỳ (tháng/quý/năm) phục vụ công tác quản lý.

- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

- Quản lý hồ sơ hợp đồng và các chứng từ thanh toán liên quan đến hoạt động hành chính.

5. Tổ chức sự kiện nội bộ và hoạt động gắn kết

- Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện nội bộ, chương trình gắn kết nhân viên.

- Phối hợp tổ chức các hoạt động đối ngoại, tiếp đón đối tác, đoàn khách của dự án.

- Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (venue, thiết bị, hậu cần…) phục vụ các sự kiện.

- Quản lý ngân sách, hợp đồng và thanh toán liên quan đến các hoạt động sự kiện.

- Hỗ trợ các hoạt động văn hóa doanh nghiệp và hoạt động cộng đồng của công ty.

Requirements

- Tốt nghiệp Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Hành chính, Quản lý vận hành hoặc các ngành liên quan.

- Tối thiểu 8–10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Văn phòng, trong đó có 3–5 năm ở vị trí quản lý.

- Có kinh nghiệm quản lý vận hành văn phòng, quản lý...